Établir les comptes annuels ne suffit pas : une société doit aussi les faire approuver, les déposer, tenir ses registres et déclarer certains changements dans des délais précis. Les oublier expose à des amendes, à des injonctions du tribunal et, en cas de litige entre associés, à des décisions contestables.
1. Approuver les comptes dans les six mois
Après la clôture de l'exercice, le dirigeant arrête les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) et, le cas échéant, le rapport de gestion. Les associés doivent ensuite les approuver dans les six mois suivant la clôture, soit au plus tard le 30 juin pour un exercice clos au 31 décembre.
- En SARL, ce délai est fixé par la loi. Les documents doivent être adressés aux associés au moins 15 jours avant l'assemblée.
- En SAS, les statuts organisent librement les décisions, mais l'approbation des comptes et l'affectation du résultat relèvent obligatoirement d'une décision collective des associés. Les statuts reprennent en pratique le délai de six mois.
- En EURL et en SASU, lorsque l'associé unique, personne physique, est lui-même dirigeant, le dépôt au greffe des comptes signés et de l'inventaire dans les six mois vaut approbation.
La même décision fixe l'affectation du résultat : mise en réserve, report à nouveau ou distribution de dividendes. En SARL comme en SAS, 5 % du bénéfice doivent être affectés à la réserve légale tant que celle-ci n'atteint pas 10 % du capital. Si le délai de six mois ne peut pas être tenu, une prolongation doit être demandée au président du tribunal avant son expiration.
Les petites entreprises au sens comptable sont dispensées d'établir un rapport de gestion ; le classement se vérifie chaque année selon le bilan, le chiffre d'affaires et l'effectif.
2. Consigner les décisions
Chaque décision d'associés donne lieu à un procès-verbal, signé et conservé dans un registre (ou sur un support électronique sécurisé). Dans une EURL ou une SASU, les décisions de l'associé unique sont également répertoriées dans un registre. Ce registre fait foi en cas de contrôle, de cession de titres ou de désaccord entre associés : un procès-verbal manquant peut fragiliser une distribution de dividendes ou une nomination.
Les conventions conclues entre la société et ses dirigeants ou associés (bail, prêt, prestation) suivent par ailleurs une procédure de contrôle particulière, présentée chaque année aux associés selon des règles propres à chaque forme de société.
3. Déposer les comptes au greffe
Les sociétés commerciales déposent leurs comptes annuels au greffe du tribunal dans le mois qui suit l'approbation, ou dans les deux mois si le dépôt est fait en ligne sur le guichet unique des formalités des entreprises. Pour une approbation au 30 juin, cela laisse jusqu'au 31 juillet, ou jusqu'au 31 août en cas de dépôt électronique.
Le dépôt comprend les comptes annuels et la décision d'affectation du résultat. Les entreprises peuvent demander la confidentialité :
- les micro-entreprises, de la totalité de leurs comptes ;
- les petites entreprises, de leur compte de résultat, le bilan restant public.
Le défaut de dépôt est puni d'une amende de 1 500 € (3 000 € en cas de récidive), et le président du tribunal peut enjoindre au dirigeant de déposer les comptes sous astreinte. Les SCI, sociétés civiles, ne sont en principe pas soumises au dépôt des comptes, mais leur gérant doit rendre compte de sa gestion aux associés au moins une fois par an.
4. Bénéficiaires effectifs et changements en cours d'année
Toute société déclare ses bénéficiaires effectifs lors de son immatriculation : les personnes physiques qui détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote, ou qui exercent un contrôle par un autre moyen. À défaut, c'est le représentant légal qui est déclaré.
Cette déclaration doit être mise à jour dans les 30 jours suivant tout fait ou acte qui la modifie : cession de titres, augmentation de capital, entrée d'un nouvel associé, changement de dirigeant lorsque celui-ci figurait comme bénéficiaire effectif par défaut. C'est une obligation fréquemment oubliée lors des réorganisations, par exemple à la création d'une holding.
Plus largement, tout changement en cours d'année (siège, dirigeant, capital, objet, dénomination) donne lieu à une décision des associés ou du dirigeant, puis à une formalité sur le guichet unique, avec en général une annonce légale.
Le calendrier type, pour une clôture au 31 décembre
| Étape | Date limite |
|---|---|
| Arrêté des comptes et convocation des associés | Au moins 15 jours avant l'assemblée |
| Approbation des comptes et affectation du résultat | 30 juin |
| Dépôt au greffe (papier / en ligne) | 31 juillet / 31 août |
| Mise à jour des bénéficiaires effectifs | 30 jours après chaque changement |
Ces formalités s'articulent avec la production des comptes : savoir les lire aide aussi à préparer l'assemblée (voir comprendre son bilan). Le cabinet prend en charge le secrétariat juridique annuel dans le cadre de ses missions légales et fiscales, pour les sociétés commerciales comme pour les sociétés immobilières.
En résumé
- Les comptes doivent être approuvés dans les six mois de la clôture, soit le 30 juin pour une clôture au 31 décembre.
- Le dépôt au greffe intervient dans le mois de l'approbation, deux mois s'il est fait en ligne.
- Micro et petites entreprises peuvent demander la confidentialité de tout ou partie de leurs comptes.
- Toute modification des bénéficiaires effectifs se déclare dans les 30 jours.
- Chaque décision d'associés doit être consignée dans un procès-verbal conservé au registre.
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