Pennylane est un logiciel de gestion et de comptabilité partagé entre l'entreprise et son cabinet. Y passer ne change pas vos obligations comptables, mais modifie la façon dont les informations circulent : moins de pièces envoyées en fin de mois, plus de suivi au fil de l'eau. Voici ce qui change concrètement, et les points d'attention.
Ce qui change au quotidien
Une banque synchronisée
Vos comptes professionnels sont connectés à Pennylane. Les transactions sont importées automatiquement, avec en principe une mise à jour quotidienne ; selon la banque, le délai peut aller de quelques secondes à 72 heures. Fini les relevés envoyés en PDF. Certaines connexions doivent être renouvelées périodiquement, en application des règles européennes sur les services de paiement : une alerte vous l'indique.
La collecte des justificatifs
Chaque transaction doit être rattachée à sa pièce. Pennylane propose plusieurs canaux :
- une adresse e-mail dédiée à laquelle transférer les factures d'achat ;
- l'application mobile, pour photographier un ticket ou une facture ;
- des connecteurs qui récupèrent automatiquement les factures de certains fournisseurs ou de certaines banques en ligne.
L'outil propose aussi de rapprocher automatiquement une facture et le paiement correspondant lorsque les montants et les informations concordent. Le rapprochement reste à valider : une suggestion n'est pas une écriture contrôlée.
La facturation
Vous pouvez établir vos devis et factures de vente dans l'outil. Ils sont alors directement intégrés à la comptabilité, et le paiement est rapproché lorsqu'il arrive sur le compte. Le suivi des impayés devient plus simple. Ce n'est pas une obligation : si vous utilisez déjà un logiciel de facturation, il peut souvent être connecté.
La pré-comptabilité
Une partie du travail de catégorisation se fait en amont : les transactions sont classées selon des règles qui s'affinent avec le temps. Vous pouvez indiquer la nature d'une dépense ou laisser un commentaire. C'est un gain de temps, à condition que ces règles soient bien paramétrées dès le départ.
Des tableaux de bord à jour
Comme les données arrivent en continu, vous suivez votre trésorerie, votre chiffre d'affaires et vos dépenses sans attendre le bilan. La fiabilité de ces indicateurs dépend toutefois de la régularité avec laquelle les justificatifs sont transmis et les opérations validées.
La facturation électronique
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée. L'obligation d'émission s'appliquera aux PME et micro-entreprises au 1er septembre 2027.
Pennylane figure sur la liste officielle des plateformes agréées publiée par l'administration fiscale sur impots.gouv.fr, dans la liste des opérateurs remplissant l'ensemble des conditions, tests d'interopérabilité inclus. Une entreprise qui utilise Pennylane peut donc y recevoir et, le moment venu, y émettre ses factures électroniques, sans recourir à un autre prestataire. Le choix de la plateforme reste libre, et il est possible d'en utiliser plusieurs. Pour le calendrier et les nouvelles mentions obligatoires, consultez notre article Facturation électronique : ce qui change.
Migrer depuis un autre outil
Le changement se prépare. Les étapes habituelles sont les suivantes :
- Choisir la date de bascule. Le plus simple est de démarrer à l'ouverture d'un exercice, après clôture des comptes dans l'ancien logiciel.
- Reprendre l'historique. Les écritures passées sont généralement importées à partir du fichier des écritures comptables (FEC). Un FEC définitif est préférable à un fichier provisoire.
- Contrôler la reprise. Balance, soldes clients et fournisseurs, TVA et immobilisations doivent être vérifiés. Certaines informations, comme le lettrage, l'analytique ou les pièces jointes, ne figurent pas dans un FEC standard et se traitent à part.
- Connecter les banques et les outils. Banques, logiciel de facturation, solutions de paiement ou places de marché.
- Paramétrer les règles. Catégories, comptes de charges, règles de rapprochement.
Une bascule en cours d'exercice est possible, mais demande plus de vigilance pour éviter les doublons d'écritures.
Le rôle du cabinet
Pennylane n'est pas un cabinet d'expertise comptable, et l'outil ne remplace pas l'expert-comptable. Il change la répartition du travail. De votre côté, vous transmettez les justificatifs au fil de l'eau et répondez aux questions sur les opérations. Du côté du cabinet :
- paramétrage du dossier et reprise de l'historique ;
- contrôle et correction des imputations ;
- déclarations de TVA, liasse fiscale, comptes annuels ;
- analyse des chiffres et conseil, à partir de données plus récentes.
EXPERT-UP est un cabinet certifié Pennylane et accompagne ses clients dans ce changement, de la reprise des données à la prise en main. Les modalités sont détaillées sur notre page Pennylane.
En résumé
- Pennylane synchronise vos banques et centralise vos justificatifs, factures et tableaux de bord.
- Il figure sur la liste officielle des plateformes agréées pour la facturation électronique.
- La migration passe par la reprise de l'historique, des contrôles et un paramétrage soigné.
- L'outil ne remplace pas le cabinet : il permet un suivi plus régulier et un conseil fondé sur des chiffres à jour.
Vous voulez faire le point sur votre situation ? Contactez le cabinet ou réservez un échange de 30 minutes.